word利用“郵件合并”功能發(fā)送新產(chǎn)品信息

（1）按照所要發(fā)送的信息，擬訂好主文檔內(nèi)容。
（2）準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源，即客戶的聯(lián)系信息，如姓名、地址、聯(lián)系方式、郵編等。數(shù)據(jù)源表格可以是Word 2003、Excel 2003、Access 2003 或Outlook 2003 中的聯(lián)系人記錄表。
（3）打開主文檔，單擊“工具→信函與郵件→郵件合并”命令，打開“郵件合并”對話框（呈現(xiàn)在窗口右側(cè)）。
（4）選中“電子郵件”復(fù)選框，單擊“下一步：正在啟動文檔”按鈕，打開對話框提示選擇開始文檔（也就是郵件合并的主文檔）。因為當(dāng)前打開的就是要合并的主文檔，所以這里使用默認的“使用當(dāng)前文檔”選項。
（5）單擊底部的“下一步：選取收件人”按鈕，進入如圖5-7 所示對話框。
（6）單擊按鈕，進入到存放數(shù)據(jù)源的位置選擇數(shù)據(jù)源，單擊“確定”按鈕彈出“郵件合并收件人”對話框，如圖5-8 所示。

圖5-7

圖5-8
（7）單擊“確定”按鈕返回主文檔編輯窗口。在“您當(dāng)前的收件人選自”下可以看到剛剛所插入的數(shù)據(jù)源文件。確定后，單擊對話框底部的“下一步：撰寫電子郵件”按鈕，進入如圖5-9 所示的對話框中。
（8）先選中主文檔中的“[收信人姓名]”，單擊“郵件合并”對話框中的“其他項目”按鈕，打開“插入合并域”對話框，如圖5-10 所示。

圖5-9

圖5-10

（9）選中“姓名”。接著單擊“插入”按鈕，用“姓名”域替換文檔中的“[收信人姓名]”。如果其他地方還需要插入相對應(yīng)的數(shù)據(jù)源中的關(guān)鍵字，同樣使用上面的方法來完成。
（10）全部替換后，單擊“下一步：預(yù)覽電子郵件”按鈕，即可看到主文檔中的“姓名”域已經(jīng)替換成數(shù)據(jù)源中第1 個客戶的姓名“葛大偉”。通過單擊“郵件合并”對話框下的按鈕，可瀏覽批量生成的其他客戶電子郵件。
（11）單擊“下一步：完成合并”按鈕進入下一個對話框中，單擊“電子郵件”按鈕，打開“合并到電子郵件”對話框。在“收件人”框中選中電子郵箱的關(guān)鍵字，在“主題行”框內(nèi)輸入電子郵件的主題。
（12）單擊“確定”按鈕，Word 2003 就啟動Outlook 開始發(fā)送郵件。