使用Outlook管理日常工作事務(wù)的方法

全新的“待辦事項欄”

待辦事項是標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的任意 Outlook 項目，如任務(wù)、電子郵件等。默認(rèn)情況下，所有任務(wù)在創(chuàng)建時便會標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志，即使任務(wù)沒有開始日期或截止日期也是如此，Outlook支持將郵件標(biāo)記為待辦事項，右鍵單擊郵件的標(biāo)記列，在隨后打開的快捷菜單的中選擇截至日期。標(biāo)記完成以后，您可以在“待辦事項欄”中同時看到所有的待辦事項(任務(wù)、標(biāo)記的郵件等)和即將到來的約會信息，如圖1所示。

圖1 從郵件創(chuàng)建待辦事項

為待辦事項創(chuàng)建顏色分類

如果想要為任務(wù)或約會指定顏色類別，在“待辦事項欄”中，右鍵單擊所要指定類別的項目，在隨后打開的快捷菜單中，單擊“分類”，再單擊菜單上的顏色類別之一，如圖2所示。

圖2 指定顏色類別

首次使用顏色類別時，可以為顏色定義一個更有意義的名稱，此時您可以選擇“所有類別”選項，打開“顏色類別”對話框(如圖3所示)，在該對話框中，您可以進(jìn)行自定義顏色類別，對現(xiàn)有顏色類別進(jìn)行重命名，或者為顏色類別指定快捷鍵等操作。

圖3 設(shè)置顏色類別

增強(qiáng)的日歷功能，更好地規(guī)劃、管理時間

Office Outlook 2007 將日歷上的任務(wù)集成到了“日常任務(wù)列表”中，若要安排任務(wù)執(zhí)行時間，只需將該任務(wù)拖到日歷上即可。當(dāng)您在特定日期完成一項任務(wù)后，該任務(wù)就會附在該日期上，這樣，就形成了所執(zhí)行工作的直觀記錄。未完成的任務(wù)將滾動到第二天，并會進(jìn)行累積，直到被標(biāo)記為已完成為止，如圖4所示。

圖4 全新的日歷視圖