巧用Outlook模板簡化創(chuàng)建特定郵件

1、在Outlook 2007中，創(chuàng)建新郵件，并按要求設(shè)計(jì)好郵件正文中的表格，填寫好“收件人”地址和“主題”，如圖1所示。

圖1 創(chuàng)建的新郵件

2、單擊【Office按鈕】，在隨即打開的下拉菜單中，執(zhí)行【另存為】|【另存為】命令，如圖2所示。

圖2 執(zhí)行【另存為】|【另存為】命令

3、在打開的“另存為”對話框的“保存類型”下拉列表框中選擇“Outlook模板”，如圖3所示。

圖3 保存為“Outlook模板”類型

4、單擊【保存】按鈕，關(guān)閉對話框，郵件模板創(chuàng)建完成。

5、在郵件模板中填入具體的工作匯報(bào)內(nèi)容，最后單擊【發(fā)送】按鈕即可。若不需要發(fā)送郵件，可以直接關(guān)閉新郵件窗口，而不必保存。

當(dāng)下次創(chuàng)建該類郵件時(shí)，在Outlook常用工具欄中，單擊【新建】按鈕右側(cè)的下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中執(zhí)行【選擇窗體】命令，在打開的“選擇窗體”對話框的“查找”下拉列表框中選擇“文件系統(tǒng)中的用戶模板”，然后在下方的列表框中選中需要使用的模板，如圖4所示。最后單擊【打開】按鈕，即可基于該模板創(chuàng)建新的郵件，所有格式已經(jīng)設(shè)置好，用戶只需根據(jù)需要填寫具體的郵件內(nèi)容即可。

圖4 選擇窗體