使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實(shí)現(xiàn)郵件信息的自動(dòng)分揀

新建專(zhuān)屬文件夾

在Outlook 2010中，通過(guò)功能區(qū)中的“文件夾”選項(xiàng)卡，可以非常輕松地創(chuàng)建屬于自己的文件夾。

1. 在Outlook 2010電子郵箱中，切換到“文件”選項(xiàng)卡，單擊“新建”選項(xiàng)組中的【新建文件夾】按鈕，如圖1所示。

圖1 新建文件夾

2. 在隨即打開(kāi)的“新建文件夾”對(duì)話(huà)框中，為新文件夾定義一個(gè)名稱(chēng)，如“重要客戶(hù)蔡總”，并在“選擇放置文件夾的位置”列表框中選擇目標(biāo)位置。此處，選擇“收件箱”，單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對(duì)話(huà)框，如圖2所示。

圖2 確定名稱(chēng)及位置

3. 此時(shí)，在Outlook的左側(cè)導(dǎo)航欄的“收件箱”文件夾下便可看到剛剛創(chuàng)建的子文件夾，如圖3所示。

圖3 收件箱中的文件夾

創(chuàng)建郵件規(guī)則

專(zhuān)屬文件夾創(chuàng)建成功后，便可通過(guò)創(chuàng)建郵件規(guī)則，來(lái)實(shí)現(xiàn)郵件的自動(dòng)分揀。

1. 在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“移動(dòng)”選項(xiàng)組中，單擊【規(guī)則】按鈕，并執(zhí)行下拉列表中的【管理規(guī)則和通知】命令，如圖4所示。

圖4 管理規(guī)則和通知

2. 在隨即打開(kāi)的“規(guī)則和通知”對(duì)話(huà)框中，單擊【新建規(guī)則】按鈕，如圖5所示。

圖5 新建規(guī)則

3. 在隨即打開(kāi)的“規(guī)則向?qū)А睂?duì)話(huà)框中，在“步驟1：選擇模板”選項(xiàng)區(qū)域中，選擇“將某人發(fā)來(lái)的郵件移至文件夾”選項(xiàng)，并單擊【下一步】按鈕，如圖6所示。

圖6 選擇模板

4. 在向?qū)У摹跋胍獧z測(cè)何種條件?”頁(yè)面中，確保選中“發(fā)件人為個(gè)人或公用組”復(fù)選框，當(dāng)然，您也可以根據(jù)實(shí)際需要選擇其他條件，本例只選擇這一個(gè)檢測(cè)條件。并在“步驟2：編輯規(guī)則說(shuō)明(單擊帶下劃線(xiàn)的值)”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊“個(gè)人或公用組”文本鏈接，如圖7所示。

圖7 確定檢測(cè)條件

5. 在隨即打開(kāi)的“規(guī)則地址”對(duì)話(huà)框中，查找到需要應(yīng)用規(guī)則的客戶(hù)地址，即“蔡耀明”，雙擊他，將其添加到下方的“發(fā)件人”文本框中，再單擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話(huà)框，如圖8所示。

圖8 確定應(yīng)用規(guī)則的客戶(hù)地址

6. 此時(shí)，在“規(guī)則向?qū)А睂?duì)話(huà)框中，可以看到發(fā)件人已被指定為“蔡耀明”，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖9所示。

圖9 指定發(fā)件人

7. 在“如何處理郵件?”頁(yè)面中，選擇合適的操作(本例中保留默認(rèn)設(shè)置)，然后在“步驟2：編輯規(guī)則說(shuō)明(單擊帶下劃線(xiàn)的值)”選項(xiàng)區(qū)域中單擊“指定”文本鏈接，如圖10所示。

圖10 選擇處理郵件的方式

8. 在隨即打開(kāi)的“規(guī)則和通知”對(duì)話(huà)框中，選擇目標(biāo)文件夾，即前面創(chuàng)建的“重要客戶(hù)蔡總”文件夾，然后單擊【確定】按鈕，如圖11所示。

圖11 選擇目標(biāo)文件夾

9. 此時(shí)，在“規(guī)則向?qū)А睂?duì)話(huà)框中，即可看到目標(biāo)文件夾已被指定為“重要客戶(hù)蔡總”，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖12所示。

圖12 指定的目標(biāo)文件夾

10. 在“是否有例外?”頁(yè)面中，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行例外設(shè)置，以排除某些特殊郵件(本例中不做選擇)。設(shè)置完成后，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖13所示。

圖13 排除特殊郵件

11. 在“完成規(guī)則設(shè)置”頁(yè)面中，為該郵件規(guī)則定義一個(gè)便于理解的名稱(chēng)，如“來(lái)自重要客戶(hù)蔡總的郵件”，然后，單擊【完成】按鈕，如圖14所示。

圖14 完成規(guī)則設(shè)置

12. 此時(shí)，在“規(guī)則和通知”對(duì)話(huà)框中，便可以看到剛剛創(chuàng)建好的郵件規(guī)則名稱(chēng)，以及規(guī)則說(shuō)明，如圖15所示。

圖15 創(chuàng)建好的規(guī)則及說(shuō)明

13. 最后，單擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話(huà)框，郵件規(guī)則創(chuàng)建完成。