寫年終總結(jié)PPT報(bào)告的七個(gè)關(guān)鍵思維

1、明確定位：你給誰(shuí)寫?

對(duì)內(nèi)寫工作總結(jié)也許是你是寫給直屬領(lǐng)導(dǎo)，也許是你幫領(lǐng)導(dǎo)寫總結(jié)材料給更上一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)看;

對(duì)外寫工作總結(jié)，也許是給主管部門，也許是給外部專家，也許是服務(wù)的客戶。

這些場(chǎng)合對(duì)工作總結(jié)的要求，文風(fēng)，素材，框架區(qū)別都很大。很多人寫總結(jié)習(xí)慣復(fù)制粘貼，但是面對(duì)不同的匯報(bào)對(duì)象，你能隨便復(fù)制粘貼嗎?

表一 不同匯報(bào)對(duì)象感興趣的內(nèi)容點(diǎn)也許不同

如果你給不同的人寫匯報(bào)材料，就要學(xué)會(huì)從他們的角度來(lái)思考問(wèn)題，從他們需要的高度來(lái)提煉材料，你的年終總結(jié)寫作能力才能真正提高!

2、明確類型：你寫哪種?

僅僅知道工作匯報(bào)的對(duì)象還不夠，還得了解自己匯報(bào)的類型。

在內(nèi)部匯報(bào)秋葉建議按基層，中層，高層分類考慮，基層往往側(cè)重搜集材料，中層往往側(cè)重提煉思路，高層往往側(cè)重提出愿景，這些就決定了你寫匯報(bào)的基調(diào)和選材必須有差異。

基層寫年終總結(jié)多是匯報(bào)自己的崗位工作，直白說(shuō)就是沒(méi)有功勞曬苦勞，都是差不多的工作，就比一比誰(shuí)的份量足。這樣帶來(lái)的一個(gè)弊端就是工作總結(jié)越寫越厚，但在領(lǐng)導(dǎo)眼里，誰(shuí)的工作總結(jié)寫得厚就是做得比較多比較好，其實(shí)這也是有道理的——如果你平時(shí)不注意積累不注意搜集材料臨到年尾你哪里來(lái)的素材把總結(jié)寫厚?

基層要敢把年終總結(jié)寫薄，要么是工作業(yè)績(jī)太出色，要么的確沒(méi)什么好業(yè)績(jī)寫，要么單位本來(lái)就是走形式主義的場(chǎng)，你說(shuō)你是哪一種?

但中層寫總結(jié)對(duì)自己就要更高的要求，僅僅會(huì)記流水賬還不夠，還得會(huì)歸納提煉。中層一般都要在上一階段的經(jīng)營(yíng)分析基礎(chǔ)上，提出自己部門未來(lái)一年的工作思路，這里面不能只是沒(méi)有業(yè)績(jī)湊亮點(diǎn)，而是要拼深度拼力度。

關(guān)于市場(chǎng)你怎么看?提多高的目標(biāo)?為什么這個(gè)目標(biāo)合適?準(zhǔn)備怎么做?同行都怎么做?為什么我們要選擇這樣做?這樣做有什么風(fēng)險(xiǎn)?做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施了嗎?如果萬(wàn)一沒(méi)有完成會(huì)有什么后果?

這些問(wèn)題都應(yīng)該在中層的匯報(bào)里面系統(tǒng)考慮，但實(shí)際上，大部分經(jīng)營(yíng)分析匯報(bào)只有數(shù)據(jù)，沒(méi)有分析，大家把精力都用在了整理數(shù)據(jù)或者美化PPT上去了。

比如下圖的PPT，看起來(lái)工整規(guī)范，數(shù)據(jù)一目了然，現(xiàn)在問(wèn)題來(lái)了，這些數(shù)據(jù)說(shuō)明什么問(wèn)題呢?

不要指望通過(guò)口頭介紹說(shuō)清楚，有幾個(gè)人能做到文字都說(shuō)不清的事情，口頭能表達(dá)清楚呢?

至于高層做總結(jié)，更多是強(qiáng)調(diào)戰(zhàn)略規(guī)劃，有些人會(huì)嘲笑高層只會(huì)沒(méi)有愿景畫大餅，但是作為高層反復(fù)讓員工相信我們有能力看見(jiàn)行業(yè)未來(lái)的發(fā)展前景和空間，有信心搶占業(yè)務(wù)的制高點(diǎn)，是非常重要的激勵(lì)團(tuán)隊(duì)士氣的措施，這些不叫總結(jié)，要總領(lǐng)。對(duì)高層而言，好總結(jié)不是比誰(shuí)寫得多，而是比誰(shuí)看得遠(yuǎn)。

3、明確目的：為何要寫?

即便是一份普通的工作總結(jié)，在不同的場(chǎng)合，寫的目的是不同的。

如果是年終盤點(diǎn)，你可能更多需要總結(jié)一年的得失，為明年做好規(guī)劃?

如果是項(xiàng)目總結(jié)，你可能需要預(yù)判風(fēng)險(xiǎn)，想一想萬(wàn)一風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨你可以向哪里尋求應(yīng)對(duì)之策?

如果是新年規(guī)劃，你的目標(biāo)要得到保障，你需要哪些資源，這些資源在哪里可以爭(zhēng)取?

如果一份工作總結(jié)只是一份工作流水賬，那真的沒(méi)有寫的必要，畢竟你做的大部分重要的事情，領(lǐng)導(dǎo)都知道，要是領(lǐng)導(dǎo)都不知道，要么說(shuō)明你的工作不重要，要么說(shuō)明你的業(yè)績(jī)不重要。

明智的人不會(huì)僅僅在工作總結(jié)里總結(jié)，而是要通過(guò)匯報(bào)的機(jī)會(huì)爭(zhēng)取各種資源，畢竟，工作總結(jié)是制度規(guī)定里面允許你和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通的一種重要武器。

有的朋友工作業(yè)績(jī)實(shí)在不夠好。數(shù)據(jù)不行、趨勢(shì)不利、業(yè)績(jī)不夠，即使真的“一無(wú)所有”，你也必須想辦法找出“局部”亮點(diǎn)。沒(méi)有功勞就拼苦勞，質(zhì)量不行數(shù)量湊;沒(méi)有突破拼深度，有深度有內(nèi)涵的東西，不是一時(shí)半會(huì)兒看得出效果的;什么都沒(méi)有，那就拼愿景!今年的不足是為明年更大的進(jìn)步做鋪墊!#這畫面太美我不敢看#

這些小伎倆其實(shí)只是為了避免被打板子，工作不可能次次順心，但是如果能總結(jié)出失敗的地方，知道如何改進(jìn)成長(zhǎng)，我想打板子的時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)再給你機(jī)會(huì)的。

4、明確基調(diào)：何種寫法?

屢戰(zhàn)屢敗還是屢敗屢戰(zhàn)?一無(wú)所獲還是積累經(jīng)驗(yàn)?這不是玩文字游戲，這是態(tài)度問(wèn)題!

同樣的成績(jī)，不同的解讀就會(huì)帶來(lái)不同的反饋。在沒(méi)有業(yè)績(jī)的情況下，至少證明你一直在努力嘗試、一直在試錯(cuò)中成長(zhǎng)!

其實(shí)多學(xué)學(xué)《新聞聯(lián)播》也是有必要的，看看他們是如何傳遞正能量的。沒(méi)有“下降”，只有“負(fù)增長(zhǎng)”;沒(méi)有“業(yè)績(jī)平平”，只有“增速放緩”;沒(méi)有“完成目標(biāo)的40%”，只有“基本完成目標(biāo)”;沒(méi)有“嚴(yán)重問(wèn)題”，只有“迎難而上”。語(yǔ)言是有力量的，有時(shí)候語(yǔ)言的力量能幫你保住飯碗，因?yàn)檎Z(yǔ)言是你心態(tài)的反應(yīng)。

5、明確結(jié)構(gòu)：何種框架?

工作總結(jié)最忌諱形式化，或者寫成一筆流水賬，匯報(bào)工作要有一個(gè)框架。

在中國(guó)領(lǐng)導(dǎo)喜歡的匯報(bào)思維往往是以點(diǎn)帶面還是面面俱到?一分為二還是抓大放小?實(shí)在沒(méi)有辦法就試試一個(gè)觀點(diǎn)三個(gè)論據(jù)的結(jié)構(gòu)，這就是所謂的“一個(gè)中心，三個(gè)基本點(diǎn)”寫作方法。

比如下面的案例，內(nèi)容都是日常部門里面的零零碎碎，如果一筆流水賬自然沒(méi)有人認(rèn)為你的工作做得好。

但是工作匯報(bào)中領(lǐng)導(dǎo)想看到的無(wú)非兩點(diǎn)：要么開(kāi)源，要么節(jié)流。

如果業(yè)績(jī)不好，開(kāi)源無(wú)能，那就說(shuō)說(shuō)為公司節(jié)約了多少成本，也可以變相突出自己任勞任怨、加班加點(diǎn)。

把總結(jié)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問(wèn)題直接掛鉤，至少說(shuō)明你的存在還是有那么一點(diǎn)點(diǎn)的價(jià)值?；鶎訉憛R報(bào)，大致的思路不外乎于此。

經(jīng)過(guò)調(diào)整的匯報(bào)結(jié)構(gòu)非常好借助了領(lǐng)導(dǎo)的成本管理思維，且用領(lǐng)導(dǎo)熟悉的語(yǔ)言講話，有力說(shuō)明了瑣碎的工作和重要的成本控制工作之間的聯(lián)系。這就借助了成本管理思考框架的力量，現(xiàn)在你該明白為什么要去讀MBA了吧?就是為了學(xué)習(xí)這些商業(yè)分析框架。

6、明確數(shù)據(jù)：定性定量?

在工作匯報(bào)中經(jīng)常需要談?wù)剺I(yè)績(jī)指標(biāo)，其實(shí)業(yè)績(jī)指標(biāo)未必就是數(shù)據(jù)，指標(biāo)分定性考核和定量考核。

定性指標(biāo)往往彈性很大，誰(shuí)能夠概括得更給力，總結(jié)得更深刻就最出彩。比如大家都能完成的業(yè)績(jī)，你加上用戶，全面，突圍等正面詞匯，會(huì)顯得更有力量。另外為你的工作想一個(gè)應(yīng)景的標(biāo)題也是抓住眼球的靠譜辦法。

定量考核比較難對(duì)付，但是也一樣可以采取一些技巧，比如下面有三句話，你覺(jué)得哪種是完成情況良好，哪種是完成情況出了問(wèn)題，哪種是為了反應(yīng)自己的專業(yè)范，一切盡在掌握時(shí)說(shuō)的話嗎?

A:全年任務(wù)基本完成…

B:全年任務(wù)完成了92.1%

C:全年任務(wù)全面達(dá)成…

如果有一組不錯(cuò)的業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)，試試排比法也很給力。

其實(shí)工作中的數(shù)據(jù)，知道哪些不該說(shuō)和知道如何把事說(shuō)明白一樣重要，這些事情就只能意會(huì)不能言傳了。

7、明確風(fēng)格：求新求穩(wěn)?

工作總結(jié)要不要形式出彩?這是一個(gè)很難有標(biāo)準(zhǔn)答案的問(wèn)題。要知道領(lǐng)導(dǎo)心目中，創(chuàng)新形式和形式主義只有一步之遙!這之間的轉(zhuǎn)換又很有可能只是取決于你的工作業(yè)績(jī)和別人對(duì)你的工作實(shí)際評(píng)價(jià)。

比方說(shuō)這種文藝調(diào)的工作總結(jié)，很多人喜歡，但真的能用在正式工作匯報(bào)中嗎?

也許是此時(shí)不博，更待何時(shí)?也許是不求出彩，但求無(wú)過(guò)!

到底是哪種情況，你要斟酌，不要為了形式而形式，切記最好的年終總結(jié)還是“以成績(jī)說(shuō)話”，“用事實(shí)說(shuō)話”。

形式創(chuàng)新只是應(yīng)急之需，絕不是長(zhǎng)久之策。最后，以一句時(shí)髦的流行語(yǔ)結(jié)尾：寫年終總結(jié)不難，難的是沒(méi)業(yè)績(jī)?cè)趺磳懗龊每偨Y(jié)!

我不是為了總結(jié)，我就是認(rèn)真!

附：分享秋葉老師為大家精心準(zhǔn)備的年終總結(jié)PPT模板包，包括

【1】最適合年終總結(jié)用的69頁(yè)P(yáng)PT關(guān)系圖，時(shí)間軸，空間軸一網(wǎng)打盡。

【2】中國(guó)各省矢量地圖，隨便拉伸大小填充顏色。

【3】年終總結(jié)倒計(jì)時(shí)動(dòng)畫鐘，誰(shuí)超時(shí)就提醒誰(shuí)。

【4】小圖體、日歷體、色塊體、圖表體、圖文體，文字體六種風(fēng)格，六個(gè)行業(yè)全文年終總結(jié)PPT范例。