Word排版該注意什么？

空格犯的罪——縮進(jìn)對(duì)齊技巧

　　用Word或WPS寫的文檔，文章版式看起來像模像樣，而一旦你發(fā)現(xiàn)其中有錯(cuò)誤，改正的時(shí)候，問題就來了

　　當(dāng)你將文章的字體整體調(diào)整到更大一號(hào)的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)每個(gè)段落的開頭并不是空兩格了，有時(shí)候多余兩個(gè)，有時(shí)候少于兩個(gè)。當(dāng)你在文章的大標(biāo)題、小標(biāo)題文字上做修改，增加或刪除了內(nèi)容之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，標(biāo)題不是太靠前，就是太靠后了。

　　這是空格犯下的“罪孽”。這些用戶均是用空格來作為“萬能武器”來應(yīng)對(duì)段落縮進(jìn)和標(biāo)題居中問題。

　　若是使用WPS 2012，先通過“開始”按鈕選擇“段落”分組右下角的小箭頭圖標(biāo)，激活“段落”設(shè)置窗口；在“度量值”下右側(cè)下拉列表中選擇度量單位為“字符”，“特殊格式”一項(xiàng)選擇“首行縮進(jìn)”，“度量值”選擇為2，選擇之后按“確定”。這樣設(shè)置之后，每個(gè)自然段在回車之后就會(huì)自動(dòng)空兩格字的位置，不用你人為去輸入首行空格了。

　　標(biāo)題居中、段落左右對(duì)齊等也不用很麻煩地每次都去人為地設(shè)置，也有更省事辦法：仍然到“段落”設(shè)置窗口，依次在“常規(guī)”一組的“大綱級(jí)別”下拉列表框中選擇“正文”“1級(jí)”“2級(jí)”……“9級(jí)”，然后分別設(shè)置左側(cè)的“對(duì)齊方式”，對(duì)于正文我們選擇“左對(duì)齊”或“兩端對(duì)齊”，而對(duì)于1到9級(jí)標(biāo)題，通常版式是選擇“居中對(duì)齊”。這樣設(shè)置之后，當(dāng)你輸入各級(jí)標(biāo)題或正文并應(yīng)用了這種樣式后，各自的對(duì)齊便自動(dòng)完成，不需要人為去設(shè)置或調(diào)整。

　　回車惹的禍——分隔排版技巧

　　當(dāng)你幫別人修改一本書稿，當(dāng)我從他的第一章中發(fā)現(xiàn)一段內(nèi)容重復(fù)，刪除之后，發(fā)現(xiàn)第二章主動(dòng)跑到第一章的頁面來湊熱鬧，以后各章均有向前移位的現(xiàn)象。分析一下，這個(gè)老師給章節(jié)劃分用的是笨辦法——用反復(fù)回車的辦法換頁來實(shí)現(xiàn)章節(jié)劃分的，因此才引出這么多麻煩。其實(shí)只要正確使用分頁和分節(jié)的技術(shù)，問題接迎刃而解了。

　　使用Word 2007或WPS Office 2012的用戶，只要選擇“頁面布局”選項(xiàng)卡，執(zhí)行“分隔符→分頁符”命令，或者按動(dòng)快捷鍵組合Ctrl+Enter；若使用Word 2003，只需執(zhí)行“插入→分隔符→分頁符”命令，插入一個(gè)分頁符號(hào)，作為文章自動(dòng)換頁的標(biāo)志。這樣，如果以后對(duì)該文檔作了任何編輯修改，無論增刪多少內(nèi)容，都不會(huì)發(fā)生后面的章節(jié)串到前面章節(jié)頁面的情況了。

　　通過類似的方法，還可以進(jìn)行分欄、自動(dòng)換行、文章分節(jié)等特殊符號(hào)的插入。通過這些符號(hào)，我們的文檔在排版打印時(shí)就能按規(guī)矩自動(dòng)排版，不再用人為干預(yù)。

　　分隔符號(hào)作為一種特殊的不可打印的格式標(biāo)記，一般情況下不會(huì)顯示在文檔窗口中。我們可以根據(jù)需要讓其顯示出來：在Word 2007編輯環(huán)境下，在選項(xiàng)卡一欄內(nèi)的空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行“自定義快速訪問工具欄”命令，接著選擇Word選項(xiàng)“顯示→顯示所有格式標(biāo)記”命令并確定；仍在使用Word 2003的用戶，通過執(zhí)行“工具→選項(xiàng)→視圖→格式標(biāo)記”命令，勾選“全部”復(fù)選框；WPS 2012使用者直接點(diǎn)擊“開始”選項(xiàng)卡頁面下的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，就可以顯示出文中所有的分隔符號(hào)格式標(biāo)記。

　　空格回車聯(lián)手作亂——版面豎排技巧

　　文字排版方式處理出了問題，由于其中涉及到豎排版式，文字排列順序與Word默認(rèn)的先左后右的方式有很大不同，如果只用反復(fù)按空格再結(jié)合回車的辦法來實(shí)現(xiàn)古文段落的排版和對(duì)齊。這樣就產(chǎn)生的豎向?qū)R的困難。實(shí)際上，Word中有現(xiàn)成的方便辦法可以解決古文格式排版問題。

　　第一種方法：用文字方向來設(shè)置豎排。以Word 2007為例，選中需要設(shè)置豎排的文字段落，然后點(diǎn)擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“文字方向”命令，然后選擇文字方向設(shè)置頁面中文字方向式樣中間的一種豎排方式，右側(cè)出現(xiàn)豎排效果預(yù)覽，我們可以看到類似于古書豎排的方式，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可看到豎排效果。設(shè)置好豎排效果后，我們?nèi)匀豢梢韵駲M排那樣設(shè)置字體和行列等屬性。

　　第二種方法：用文本框來設(shè)定局部豎排。直接在版面文字上設(shè)置豎排效果，可能不利于調(diào)整豎排文字在版面中的位置。這時(shí)，我們可以借助于文字框在設(shè)置豎排效果。

　　以WPS文字 2013搶鮮版為例來說明。依次選擇“插入→文本框→豎向文本框”，彈出空白文本框，將文字內(nèi)容粘貼或錄入到其中，豎排的效果馬上就顯示出來了。選中文本框，選擇右鍵菜單中的“設(shè)置對(duì)象格式”，在彈出的“設(shè)置對(duì)象格式”窗口中切換到“文本框”選項(xiàng)卡，選中“允許文字隨對(duì)象旋轉(zhuǎn)”“文字在自選圖形中換行”，確定之后，通過文本框的旋轉(zhuǎn)句柄，即可連同文本框和其中的文字實(shí)現(xiàn)任意角度旋轉(zhuǎn)。將設(shè)置好的文本框移動(dòng)到文章的任意位置，可實(shí)現(xiàn)豎排文字在整個(gè)文檔中的版面靈活調(diào)整。

　　以上便是使用Word排版/WPS排版的注意事項(xiàng)，當(dāng)然在使用的過程中，每個(gè)人的使用習(xí)慣不同，這也會(huì)導(dǎo)致每個(gè)人容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤也不同，本文主要是給大家總結(jié)一下比較容易被忽略的問題，到此關(guān)于Word排版/WPS排版的注意事項(xiàng)就介紹到這。