如何顯示修改痕跡？

啟動(dòng)修訂功能

點(diǎn)擊菜單【工具】中的【修訂】功能，如果彈出工具欄【審閱】，表示啟動(dòng)成功；

未啟動(dòng)【修訂】功能；啟動(dòng)【修訂】功能；【審閱】工具欄；如下圖所示：

【修訂】設(shè)置成功后，增加或刪除的文字都會(huì)被記錄下來(lái)。

小帖士：通過(guò)郵件發(fā)送一份被【修訂】的文件，接收者會(huì)自動(dòng)進(jìn)入【修訂】狀態(tài)；

明明白白看清修訂

修訂的內(nèi)容可以通過(guò)顏色、線形、作者、線框等進(jìn)行個(gè)性化顯示，點(diǎn)擊菜單【工具】中的【選項(xiàng)】，彈出【選項(xiàng)】對(duì)話框，點(diǎn)擊【修訂】如圖2:

小貼士：修訂的設(shè)置選項(xiàng)中包括許多內(nèi)容，但推薦大家僅對(duì)【批注框】中進(jìn)行設(shè)置；

在【批注框】區(qū)域選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，可以設(shè)置與批注相關(guān)的顯示格式。

例如：可以設(shè)置【批注框】的寬度，指定“氣泡”與其所修訂文字之間的連線，是否使用作者的縮寫。如果不想在文檔中顯示批注框，則勾掉【使用批注框】；

例如：使用【批注框】的效果；如圖3:

如：不使用【批注框】的效果，如圖4：

修訂人的信息藏在“用戶信息”里，

修訂文件時(shí)，可以顯示出修訂人的個(gè)人信息，這些信息如何添加呢？

點(diǎn)擊菜單【工具】中的選項(xiàng)，彈出【用戶信息】選項(xiàng)卡，在【姓名】和【縮寫】框中輸入個(gè)人的信息，如圖5,將來(lái)這些信息就會(huì)顯示在審批的文件中；

通過(guò)顯示狀態(tài)查看結(jié)果，

公文完成審核之后，一般來(lái)講文稿會(huì)返回給起草者進(jìn)行最后的整合。

在整合之前，我們可以先查看一下文稿的修訂情況。

點(diǎn)擊工具欄【審閱】最左側(cè)的下拉列表，選擇【顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)】，可以看到帶修改標(biāo)注的修改后公文全貌；

點(diǎn)擊工具欄【審閱】最左側(cè)的下拉列表，選擇【最終狀態(tài)】，可以看到修改后公文全貌，如圖6：

接受或拒絕

經(jīng)過(guò)對(duì)公文修訂信息的查看，我們對(duì)如何取舍修訂意見(jiàn)已經(jīng)心中有數(shù)，I現(xiàn)在進(jìn)行文稿的整合工作。

點(diǎn)擊工具欄【審閱】上按鈕【后一處修訂或批注】，定位到修訂位置，點(diǎn)擊【接收所選修訂】或者按鈕旁邊的箭頭，在彈出的下拉菜單中，可以選擇不同的接受方式；

點(diǎn)擊工具欄【審閱】上【后一處修訂或批注】，定位到修訂位置，點(diǎn)擊【拒絕所選修訂】或者按鈕旁邊的箭頭，在彈出的下拉菜單中，可以選擇不同的拒絕方式。