使用條件格式分析數(shù)據(jù)的方法

一、使用突出顯示與最前/最后規(guī)則

突出顯示規(guī)則是指突出顯示滿足大于、小于、介于和等于指定值的數(shù)據(jù)所在單元格，而最前/最后規(guī)則是指自動選擇滿足指定百分比或高/低于平均值的數(shù)據(jù)所在單元格。

1、選擇要應用規(guī)則的單元格區(qū)域。打開原始文件，選擇要應用突出顯示單元格規(guī)則的單元格區(qū)域B2：B11，如圖所示。

2、選擇突出顯示單元格規(guī)則。?單擊“開始”選項卡下“樣式”組中的“條件格式”按鈕，?在展開的列表中單擊“突出顯示單元格規(guī)則”選項，?在級聯(lián)列表中單擊“小于”選項，如圖所示。

3、設(shè)置條件。彈出“小于”對話框，?在左側(cè)文本框中輸入60，即突出顯示第1季度銷售額小于60萬元的數(shù)據(jù)所在單元格，“設(shè)置為”保持默認選項，?單擊“確定”按鈕，如圖所示。

4、查看突出顯示的數(shù)據(jù)。返回工作簿窗口，?此時可看到符合條件的單元格B10被突出顯示，?選擇要應用項目選擇規(guī)則的單元格區(qū)域C2：C11，如圖所示。

5、選擇最前/最后規(guī)則。?單擊“條件格式”按鈕，?在展開的下拉列表中單擊“最前/最后規(guī)則”選項，?在級聯(lián)列表中單擊“前10%”選項，如圖所示。

6、設(shè)置項目選擇條件。彈出“前10%”對話框，?設(shè)置突顯前40%的數(shù)據(jù)，?單擊“確定”按鈕，?在工作簿窗口可看到利用最前/最后規(guī)則突顯的數(shù)據(jù)所在單元格，如圖所示。

二、使用數(shù)據(jù)條、色階與圖標集分析

數(shù)據(jù)條是以長度代表單元格中數(shù)值的大小，數(shù)據(jù)條越長，表示值越大，數(shù)據(jù)條越短，表示值越小;色階是用顏色刻度來直觀表示數(shù)據(jù)分布和數(shù)據(jù)變化，它分為雙色和三色色階;圖標集是根據(jù)確定的閾值對不同類別的數(shù)據(jù)顯示不同的圖標。下面通過實例來介紹使用數(shù)據(jù)條、色階和圖標集分析數(shù)據(jù)的操作方法。

1、選擇單元格區(qū)域。打開原始文件，選擇要應用數(shù)據(jù)條的單元格區(qū)域D2：D11，如圖所示。

2、選擇數(shù)據(jù)條。?單擊“開始”選項卡下“樣式”組中的“條件格式”按鈕，?在展開的列表中單擊“數(shù)據(jù)條”選項，?在級聯(lián)列表中選擇合適的數(shù)據(jù)條樣式，如圖所示。

3、查看應用數(shù)據(jù)條后的表格。?可看到單元格區(qū)域D2：D11應用了綠色的漸變數(shù)據(jù)條，?選中要應用色階的單元格區(qū)域E2：E11，如圖所示。

4、選擇色階。?單擊“條件格式”按鈕，?在展開的列表中單擊“色階”選項，?在級聯(lián)列表中選擇合適的色階樣式，如圖所示。

5、查看應用色階后的表格。?可看到單元格區(qū)域E2：E11應用了紅-黃-綠色階，?選中要應用圖標集的單元格區(qū)域F2：F11，如圖所示。

6、選擇圖標集。?單擊“條件格式”按鈕，?在展開的列表中單擊“圖標集”選項，?在級聯(lián)列表中選擇合適的圖標集樣式，如圖所示。

7、查看應用圖標集后的表格?？煽吹絾卧駞^(qū)域F2：F11中應用了所選的圖標集樣式，效果如圖所示。