表格中數(shù)據(jù)比對(duì)和查找的幾種技巧

應(yīng)用案例一：比對(duì)取出兩表的交集(相同部分)

Sheet1中包含了一份數(shù)據(jù)清單A，sheet2中包含了一份數(shù)據(jù)清單B，要取得兩份清單共有的數(shù)據(jù)記錄(交集)，也就是要找到兩份清單中的相同部分。

方法1：高級(jí)篩選

高級(jí)篩選是處理重復(fù)數(shù)據(jù)的利器。

選中第一份數(shù)據(jù)清單所在的數(shù)據(jù)區(qū)域，在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】——【高級(jí)】(2003版本中菜單操作為【數(shù)據(jù)】——【篩選】——【高級(jí)篩選】)，出現(xiàn)【高級(jí)篩選】對(duì)話框。

在對(duì)話框中，篩選【方式】可以根據(jù)需求選取，例如這里選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”；【列表區(qū)域】就是之前所選中的第一份數(shù)據(jù)清單A所在的單元格區(qū)域；【條件區(qū)域】則選取另外那份清單B所在的單元格區(qū)域。如下圖所示：

點(diǎn)擊【確定】按鈕后，就可以直接得到兩份清單的交集部分，效果如下圖。其中兩個(gè)清單中雖然都有【西瓜】和【菠蘿】，但是由于數(shù)量不一致，所以沒有作為相同記錄被提取出來。

這個(gè)操作的原理，就是利用了高級(jí)篩選功能對(duì)于匹配指定條件的記錄進(jìn)行篩選的功能，把兩張表中的任意一張作為條件區(qū)域，在另外一張表中就能篩選出與之相匹配的記錄，忽略掉其他不相關(guān)的記錄。

需要注意的是，使用高級(jí)篩選的時(shí)候務(wù)必注意兩個(gè)清單的標(biāo)題行要保持一致(高級(jí)篩選中作為條件區(qū)域的前提)，并且在選取【列表區(qū)域】和【條件區(qū)域】的時(shí)候都要把標(biāo)題行的范圍包含在其中。

方法2：公式法

使用公式進(jìn)行比對(duì)的方法有很多，如果是單列數(shù)據(jù)對(duì)比比較常用的函數(shù)是COUNTIF函數(shù)，如果是多列數(shù)據(jù)記錄對(duì)比，SUMPRODUCT函數(shù)比較勝任。

在其中一張清單的旁邊輸入公式：

=SUMPRODUCT((A2&B2=Sheet2!A$2:A$13&Sheet2!B$2:B$13)*1)

并向下復(fù)制填充。其中的Sheet2!A$1:A$13和Sheet2!B$2:B$13是另一張清單中的兩列數(shù)據(jù)區(qū)域，需要根據(jù)實(shí)際情況修改。公式結(jié)果等于1的記錄就是兩個(gè)清單的交集部分，如下圖所示：

應(yīng)用案例二：取出兩表的差異記錄

要在某一張表里取出與另一張表的差異記錄，就是未在另外那張清單里面出現(xiàn)的部分，其原理和操作都和上面第一種場景的差不多，所不同的只是篩選后所選取的集合正好互補(bǔ)。

方法1：高級(jí)篩選

先將兩個(gè)清單的標(biāo)題行更改使之保持一致，然后選中第一份數(shù)據(jù)清單所在的數(shù)據(jù)區(qū)域，在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】——【高級(jí)】，出現(xiàn)【高級(jí)篩選】對(duì)話框。在對(duì)話框中，篩選方式選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”；【列表區(qū)域】和【條件區(qū)域】的選取和前面場景1完全相同，如下圖所示：

點(diǎn)擊【確定】完成篩選，將篩選出來的記錄全部選中按【Del】鍵刪除(或做標(biāo)記)，然后點(diǎn)擊【清除】按鈕(2003版本中為【全部顯示】按鈕)就可以恢復(fù)篩選前的狀態(tài)得到最終的結(jié)果，如下圖所示：

方法2：公式法

使用公式的話，方法和場景1完全相同，只是最后需要提取的是公式結(jié)果等于0的記錄。

應(yīng)用案例三：取出關(guān)鍵字相同但數(shù)據(jù)有差異的記錄

前面的兩份清單中，【西瓜】和【菠蘿】的貨品名稱雖然一致，但在兩張表上的數(shù)量卻不相同，在一些數(shù)據(jù)核對(duì)的場景下，就需要把這樣的記錄提取出來。

方法1：高級(jí)篩選

高級(jí)篩選當(dāng)中可以使用特殊的公式，使得高級(jí)篩選的功能更加強(qiáng)大。

第一張清單所在的sheet里面，把D1單元格留空，在D2單元格內(nèi)輸入公式：

=VLOOKUP(A2，Sheet2!$A$2:$B$13，2，0)<>B2

然后在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】——【高級(jí)】，出現(xiàn)【高級(jí)篩選】對(duì)話框。在對(duì)話框中，篩選方式選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”；【列表區(qū)域】選取第一張清單中的完整數(shù)據(jù)區(qū)域，【條件區(qū)域】則選取剛剛特別設(shè)計(jì)過的D1:D2單元格區(qū)域，如下圖所示：

點(diǎn)擊【確定】按鈕以后，就可以得到篩選結(jié)果，就是第一張中貨品名稱與第二張表相同但數(shù)量卻不一致的記錄清單，如下圖所示：

同樣的，照此方法在第二張清單當(dāng)中操作，也可以在第二張清單中找到其中與第一張清單數(shù)據(jù)有差異的記錄。

這個(gè)方法是利用了高級(jí)篩選中可以通過自定義公式來添加篩選條件的功能，有關(guān)高級(jí)篩選中使用公式作為條件區(qū)域的用法，可參考本站發(fā)布的；另外一篇教程：

Excel中數(shù)據(jù)庫函數(shù)和高級(jí)篩選條件區(qū)域設(shè)置方法詳解

http://www.officezhushou.com/excel/jiqiao/2924.html

方法2：公式法

使用公式還是可以利用前面用到的SUMPRODUCT函數(shù)，在其中一張清單的旁邊輸入公式：

=SUMPRODUCT((A2=Sheet2!A$2:A$13)*(B2<>Sheet2!B$2:B$13))

并向下復(fù)制填充。公式中的包含了兩個(gè)條件，第一個(gè)條件是A列數(shù)據(jù)相同，第二個(gè)條件是B列數(shù)據(jù)不相同。公式結(jié)果等于1的記錄就是兩個(gè)清單中數(shù)據(jù)有差異的記錄，如下圖所示。這個(gè)例子中也可以使用更為人熟知的VLOOKUP函數(shù)來進(jìn)行匹配查詢，但是VLOOKUP只適合單列數(shù)據(jù)的匹配，如果目標(biāo)清單中包含了更多字段數(shù)據(jù)的差異對(duì)比，還是SUMPRODUCT函數(shù)的擴(kuò)展性更強(qiáng)一些。