如何用Excel制作目錄？

一、用excel自帶的“檢查功能”制作目錄

“檢查功能”是啥？是不是在此之前從來(lái)沒(méi)聽說(shuō)過(guò)。其實(shí)在“檢查功能”中，有兩個(gè)地方可以用來(lái)制作目錄，一是“檢查兼容性”，二是“檢查輔助功能”。我們分別來(lái)說(shuō)說(shuō)它們都是如何制作目錄的。首先是 “檢查兼容性”，它的主要作用就是檢查出當(dāng)前工作表中所使用的功能是否有2003版本的excel無(wú)法支持的功能。是不是還不太明白？沒(méi)關(guān)系，看完操作，就懂了！

操作步驟：

①  輸入公式

按照上篇文章中提到的批量錄入的方法，在每個(gè)工作表的一處空白單元格中，輸入公式“=xfd1”。

②  自動(dòng)生成“超鏈接列表”

點(diǎn)擊“文件”-“信息”，在“檢查工作簿”的左側(cè)，“檢查問(wèn)題”的下拉選項(xiàng)中，點(diǎn)擊“檢查兼容性”。

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在彈出的“兼容性檢查器”窗口中，點(diǎn)擊“復(fù)制到新表”，生成“兼容性報(bào)表”。

圖2

此時(shí)，大家可以發(fā)現(xiàn)，在剛剛生成的“兼容性報(bào)表”中，E列已經(jīng)自動(dòng)生成了帶鏈接的工作表名稱。

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原理：“=xfd1”表示等于excel中第16384列單元格的數(shù)據(jù)，由于03版本的excel僅支持256列*65536行的工作表格式，因此無(wú)法兼容該公式。使用檢查功能就可以列出03版本的excel不能兼容的數(shù)據(jù)所在的工作表名。

③  制作目錄表

將E列中生成的工作表鏈接復(fù)制到名為“目錄”的工作表中，使用替換快捷鍵CTRL+H，把“'!A2”替換為空。

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最后再制作一個(gè)返回“目錄”表的鏈接。

④  制作返回“目錄”表的鏈接

刪除“兼容性報(bào)表”，并按照之前批量錄入數(shù)據(jù)的方法，選中除“目錄”外的工作表，在其空白單元格中，輸入公式：=HYPERLINK("#目錄!A1","返回目錄")，完成操作！

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優(yōu)點(diǎn)：方便快速添加，不需要記憶公式。

缺點(diǎn)：① 只適用于2003版本以上，并且目錄不能隨著工作表的變動(dòng)而自動(dòng)更新。

② 如果要實(shí)現(xiàn)雙向跳轉(zhuǎn)的目錄，會(huì)占用多余頁(yè)面的空間。

下面我們?cè)賮?lái)說(shuō)說(shuō)“檢查輔助功能”，它的主要作用是檢查出工作表中可能會(huì)為殘疾人士帶來(lái)困擾的數(shù)據(jù)，并提出解決建議。是不是同樣一頭霧水？沒(méi)關(guān)系，一起來(lái)操作一下吧！

操作步驟：

使用批量錄入數(shù)據(jù)的方法，在每個(gè)工作表的一處空白單元格中，輸入任字符，字體顏色設(shè)置為白色，這里輸入字符“囡”。然后再點(diǎn)擊“文件”-“信息”，在“檢查工作簿”的左側(cè)，“檢查問(wèn)題”的下拉選項(xiàng)中，點(diǎn)擊“檢查輔助功能”，目錄就制作完成了。

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原理：我們這里把字體顏色設(shè)置為白色，使字體顏色與背景色相近。對(duì)于視力不太好的人來(lái)說(shuō)，閱讀與背景對(duì)比度較低的文本通常會(huì)覺(jué)得比較吃力。所以輔助功能檢查器就認(rèn)為這是會(huì)給殘疾人帶來(lái)困擾的數(shù)據(jù)，于是將它們都查找了出來(lái)。

優(yōu)點(diǎn)：① 方便快速添加，不需要記憶公式。

② 可以實(shí)現(xiàn)雙向跳轉(zhuǎn)。

缺點(diǎn)：① 會(huì)改變?cè)竟ぷ鞅碇械臄?shù)據(jù)。

② 目錄不能隨著工作表的變動(dòng)而自動(dòng)更新。

二、監(jiān)視窗口

嗯？監(jiān)視窗口又是什么鬼？是不是發(fā)現(xiàn)自己漏掉了好多excel功能？顧名思義，監(jiān)視窗口主要是用來(lái)監(jiān)視工作表中的單元格及其公式。聽起來(lái)似乎和目錄沒(méi)什么關(guān)系，別著急，下面我們就一起來(lái)看看如何使用監(jiān)視窗口制作目錄。

操作步驟：

① 在“公式”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊“監(jiān)視窗口”。在“監(jiān)視窗口”中點(diǎn)擊“添加監(jiān)視”，依次加入各個(gè)工作表。

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② 添加完成后，雙擊“監(jiān)視窗口”中的工作表名稱，即可實(shí)現(xiàn)快速跳轉(zhuǎn)。

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此外，監(jiān)視窗口還可以像其他工具欄一樣進(jìn)行移動(dòng)或?？浚梢詫⒈O(jiān)視窗口置于工作表的上下左右側(cè)。

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優(yōu)點(diǎn)：① 方便快速添加，不需要記憶公式

② 可以實(shí)現(xiàn)雙向跳轉(zhuǎn)，放置目錄的位置比較靈活

缺點(diǎn)：目錄不能隨著工作表的變動(dòng)而自動(dòng)更新。

三、VBA生成目錄

在上一篇教程中，給大家留下了一個(gè)問(wèn)題：如何既能在不占用多余頁(yè)面空間的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)雙向跳轉(zhuǎn)，又能讓目錄實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新呢？答案就是VBA。

單擊目錄中的工作表名稱，即可跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的工作表中，雙擊其他的工作表單元格，即可返回目錄頁(yè)面。

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如果工作簿中的工作表發(fā)生變動(dòng)，被刪除，或者增加，目錄也可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新，只需要在刪除或者增加工作表后，重新運(yùn)行VBA中的第一段代碼即可。

比如，我們?cè)黾右粋€(gè)工作表，再刪除“炫富三件套”工作表。接著在EXCEL對(duì)象里面的“Sheet1(目錄)”中，點(diǎn)擊第一段代碼，并點(diǎn)擊“運(yùn)行”按鈕。再返回工作表中，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，目錄已經(jīng)自動(dòng)更新了。

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最后，將工作簿選擇保存為“excel啟用宏的工作簿.xsml”，即完成操作。