實用技巧：Excel文字批量錄入的方法

1.使用下拉菜單錄入文字

Excel有【數(shù)據(jù)驗證】功能。利用這個功能，規(guī)定單元格內只允許錄入固定的文本，再通過下拉菜單選擇的方式快速選擇文本。不僅便捷，且防止錄入文字出錯。

這種方法適合數(shù)量在5種以內的文字序列。如在客戶調查表中錄入“滿意”、“一般”、“不滿意”三種文字。操作方法如下面的動圖所示：

Step1：選中需要錄入文字的單元格，單擊【數(shù)字】選項卡下的【數(shù)據(jù)驗證】選項。

Step2；選擇驗證條件為【序列】，在【來源】文本框中輸入文字序列。注意文字與文字之間要用英文逗號隔開。

Step3：完成數(shù)據(jù)驗證設置后，就可以通過下拉菜單的方式選擇不同的文字錄入了。

2.使用自動更正法錄入文字

設置Excel的自動更正功能，可以為字數(shù)較長的一串文字指定一個“數(shù)字代碼”，提高錄入效率。

例如用“1”代表“北京科技大學”，用“2”代表“昆明理工大學”，操作方法如下面的動圖所示：

Step1：單擊【文件】菜單中的【選項】按鈕，打開【Excel選項】對話框。

Step2：在【校對】選項卡下單擊【自動更正選項】按鈕。

Step3：輸入數(shù)字及對應的更正文字，單擊【添加】按鈕。

Step4：添加完更正選項后，單擊【確定】按鈕關閉對話框。此時就可以在表格中輸入數(shù)字，數(shù)字就會自動更正為文字。

使用完這種方法后一定要將設置還原哦！

3.使用批量添加法

如果需要為單元格中的內容添加相同的文字內容，如在“四川”、“貴州”等內容后面添加一個“省”字?？梢允褂靡袁F(xiàn)在數(shù)據(jù)為基礎，生成自定義數(shù)據(jù)序列。操作方法如下面的動圖所示：

Step1：選中需要批量添加文字的單元格，打開【設置單元格格式】對話框。

Step2：選擇【自定義】格式，輸入“@”省””字。其中“@”代表任意字符，輸入的內容表示要有任意字符后面加一個“省”字。注意“省”的雙引號要在英文狀態(tài)下輸入。

4.自定義序列法

熟悉Excel的人都知道，Excel【填充序列】功能，即根據(jù)錄入數(shù)據(jù)的規(guī)律進行填充。如輸入“1”，再使用【填充序列】功能，就可以快速填充“2、3、4……”數(shù)據(jù)。

可惜文字沒有這樣的規(guī)律——如果為文字定義這樣的規(guī)律呢？

答案是肯定的。例如現(xiàn)在需要統(tǒng)計不同車間不同日期的產量，需要重復錄入車間的名稱。操作方法如下面的動圖所示：

Stel1：打開【Excel選項】對話框，切換到【高級】選項卡下，單擊【編輯自定義列表】按鈕。

Step2：輸入車間名稱，注意名稱之間用英文逗號相隔。

Step3：在單元格中輸入第一個車間的名稱，將鼠標放到單元格右下方，按住鼠標左鍵不放往拖動，車間名稱按照設定好的序列完成了填充。是不是超級方便呢！