親密接觸Office 2007十大變化

   一、改變默認格式

　　在安裝好Office 2007試用其組件發(fā)現(xiàn)，所有類型的文件默認的存儲格式發(fā)生了變化。例如默認的Word文檔格式由Doc變成了Docx、Excel表格由Xls變成了Xlsx，即在原默認的擴展名后加上x。聯(lián)想到微軟的asp向.net網(wǎng)絡支持發(fā)展時，其擴展名也是在后面加上x變成aspx，或許這也驗證了微軟在網(wǎng)絡上的雄心壯志。

　　當然，如果我們想仍然使用原來的Doc格式，只需要打開的“另存為”窗口下方的“保存類型”下拉菜單中選擇“Word 97-2003文檔即可”。

　　另外我們還發(fā)現(xiàn)，Word2007支持文件存儲為PDF格式，在“另存為”窗口下方的“保存類型”下拉菜單中直接選擇。這一功能同樣出現(xiàn)在Excel 2007之中，但是在PowerPoint 2007卻被拒之門外。

　　小提示：如果不想以默認格式保存，用戶還可以單擊“另存為”按鈕后面的小箭頭，在其二級菜單中選擇存儲格式。

　　二、菜單欄變化

　　Office 2007給人的第一印象就是操作界面發(fā)生了巨變。除了變漂亮之外，窗口的內(nèi)容也以前也不一樣的。典型的表現(xiàn)就是傳統(tǒng)的文件、編輯、視圖、工具等菜單欄不變了，取而代之的是開始、插入、頁面布局等標簽欄，傳統(tǒng)的工具欄只有常用、格式，而這里單擊相應的標簽后即可顯示非常多的工具欄按鈕。仔細查閱這些工具欄按鈕，發(fā)現(xiàn)原來在Office 2003中菜單欄里的命令全部被放到這些工具欄上了。

　　功能命令顯示方式的改變，加上重新的分類，這就需要使用者重新適應它的布局，找出其各個常用功能的位置。在筆者的使用中發(fā)現(xiàn)，常見的文字、段落格式所涉及到的命令主要包括在“開始”標簽里。在每一個功能標簽里，又會分成多個區(qū)域，例如默認在“開始”標簽中分為剪貼板、字體、段落、樣式等區(qū)域，在每個區(qū)域的下方顯示了其名稱，我們可以將其理解為Office 2003中的菜單命令。例如在“字體”區(qū)所提供的各個功能按鈕就和以前通過“格式”菜單下“字體”命令打開的窗口功能相似，當然如果你仍然想打開字體設置菜單，只需要單擊“字體”區(qū)右側(cè)的向右下的箭頭按鈕即可，對于菜單窗口同樣如此。

　　另外所有的Office 2007組件中都提供了一個“文件”菜單，顯示在窗口的左上角，其圖標就是Office 2007的Logo標志。單擊此處即可顯示“文件”菜單，在這里放置了包括新建、打開、另存為等使用頻率較高的命令。

　　三、高度方便的格式設置

　　在Office 2007之中，增強了功能按鈕，淡化了菜單窗口命令。這也是為提高工作效率所考慮的，畢竟單擊一個按鈕即可完成相應的設置要比打開專門的窗口進行操作方便多了。

　　其次，在進行格式設置時我們發(fā)現(xiàn)了Office 2007實現(xiàn)了真正的所見即所得的高度預覽功能。我們以進行字體設置為例，選中要改變字體的文字，然后單擊“開始”標簽下的“字體”按鈕，這樣即會彈出可用的字體列表下拉菜單。此時移動鼠標到“黑體”上，你會發(fā)現(xiàn)選中的文字字體會被自動預覽成“黑體”，移到“隸書”上，文字字體又被改成“隸體”，它會隨著你鼠標放置的字體不同實時作出反應，這樣用戶就可以隨時了解應用的效果，如果滿意了單擊進行確認即可。
除此之外還提供了浮動工具條進行格式設置，選中欲格式化的內(nèi)容后鼠標指尖處即會顯示一個半透明的浮動工具條，將鼠標移到該工具條上即會發(fā)現(xiàn)上面集成了常見的格式設置按鈕，可以滿意大部分用戶的需求。

　　四、自定義快速訪問工具欄

　　由于Office 2007的功能按鈕與以前大不一樣，這樣用戶一下子很難找到相應的命令。對此，Office 2007提供了快速訪問工具欄的功能?？焖僭L問工具欄顯示在左上角“文件”按鈕右側(cè)，不過默認只提供保存、撤消、打印等有限的功能，對此我們可以將一些常用的命令添加到快速訪問工具欄中。

　　右擊“文件”按鈕的Logo圖標，在彈出的菜單中選擇“自定義快速訪問工具欄”命令（圖5），這樣即會打開“Word選項”窗口，并自定定位在“自定義”標簽。此時用戶只需要從中間的命令列表中選擇使用頻率較高的命令，然后單擊“添加”按鈕將其添加到快速訪問工具欄之中。

　　除此之外我們還可以直接在每個命令按鈕上右擊，在彈出的菜單中選擇“添加到快速訪問工具欄”命令來快速添加。用戶也可以直接右擊快速訪問工具欄按鈕，在彈出的菜單中選擇“將快速訪問工具欄放在功能區(qū)下方”。

　　在Office 2007之中，用戶還可以自定義任意功能的快捷鍵。單擊上述打開的“Word選項”窗口下方的“自定義”按鈕，在打開的“自定義鍵盤”窗口左側(cè)選擇命令類別，在右側(cè)選擇具體的命令，由于命令是英文顯示，大家可以查看左下角說明區(qū)的功能提示即可。找到要自定義的功能命令后，將鼠標在“請按新快捷鍵”輸入框中單擊，然后按下鍵盤上的快捷鍵，再單擊“指定”按鈕即可。

　　需要注意的是，在指定快捷鍵時應避免與程序本身自帶的快捷鍵沖突。若出現(xiàn)相同的，則按下快捷鍵時將執(zhí)行自定義所指定的命令。

　　五、選擇相似格式文本

　　在進行格式設置時都需要選中格式的對象。在實際的操作過程中經(jīng)常碰到這樣一個問題：有多個不連續(xù)的區(qū)域需要進行相同的格式設置。例如現(xiàn)在每個段落的標題被設為四號字、黑體，現(xiàn)在要將其改為宋體加粗顯示，對此一般只能分別進行，或者先設置一個段落標題然后再使用格式刷命令來快速粘貼格式。而在Word 2007中大可不必這樣麻煩，用戶只需要選中某個段落標題并右擊，在彈出的菜單中選持“選擇相似格式的文本”命令，這樣與選中文字擁有相同格式的文字將被全部選中，此時再進行格式修改將可以應用到所有被選中的區(qū)域。

　　同樣我們還可以將設置好的格式快速添加為樣式，以便以編輯其它文檔時快速應用。選中要添加為樣式的文本并右擊，在彈出的菜單中選擇“將所選內(nèi)容保存為新快速樣式”命令，這樣即可打開“根據(jù)格式設置創(chuàng)建新樣式”窗口，輸入樣式名稱單擊“確定”按鈕即可完成創(chuàng)建。

　　六、無處不在的幫助

　　Office 2007的操作提示功能得到了進一步的強化，利用其幫助提示即使是新手也能夠很好的進行各項操作。

　　其幫助的便攜性首先表現(xiàn)在功能的提示信息上，當我們把鼠標移到窗口上方功能區(qū)的任意一個按鈕上，即會顯示非常詳細的功能介紹，這些功能介紹非常形象，能夠讓初學者一目了然的掌握其應用的效果，而不是像Office 2003中簡單的按鈕名稱。

　　對于命令右側(cè)有一個右下箭頭的圖標時，你只要把鼠標移到該圖標上稍候片刻，就可以顯示其能夠打開的窗口縮略圖，這樣帖心的提示對于初學者來說將非常有益。

　　七、實用的狀態(tài)欄

　　筆者在試用Office 2007時，曾在論壇上發(fā)現(xiàn)一個帖子詢問如何統(tǒng)計Word 2007中字數(shù)。因為以前可以直接在“工具”菜單中單擊“字數(shù)統(tǒng)計”命令即可完成。而Word 2007中卻沒有了這樣的功能。

　　經(jīng)過仔細查找，原來Office 2007將與文檔相關(guān)的一些信息放置在了狀態(tài)欄上。在狀態(tài)欄空白位置上右擊，從其彈出的菜單中可以看到里面包括了頁碼、行、列、字數(shù)統(tǒng)計、修訂、改寫、縮放等數(shù)十項功能，選中相應的功能后即可從狀態(tài)欄上進行查看。例如字數(shù)統(tǒng)計不僅可以顯示全文字數(shù)，如果要統(tǒng)計部分區(qū)域的字數(shù)，只需要將其選中然后這樣字數(shù)即會顯示以“選中的字數(shù)/總字數(shù)”的方式顯示。可以說，狀態(tài)欄是Office 2007作出重大改變的另一地方。

　　八、好看的主題風格

　　在Office 2007之前，界面一直都是白底黑字，為了滿足個性化的需求，滿足不同用戶的審美觀和操作習慣，在Office 2007中提供了頁面主題功能。用戶可以自由選擇內(nèi)置的主題或定制自己的顯示風格。

　　切換到“頁面布局”標簽，單擊功能區(qū)左側(cè)的“主題”按鈕打開其下拉菜單，可以看到內(nèi)置的幾十套風格不同的主題效果，單擊相應的主題即可立刻應用。如果用戶對內(nèi)置的效果不太滿意，那么還可以通過主題按鈕右側(cè)的顏色、字體和效果按鈕進行相應的修改。

　　九、與眾不同的快捷鍵

　　或許大家說，Office 2007是一款迎合菜鳥的作品，其帖心的幫助、方便的格式設置與高手無關(guān)，因為高手們進行操作常常是直接使用快捷鍵來完成的。而在Office 2007中在任何一個菜單、按鈕處都無法看到對應的快捷鍵了。

　　其實并非如此，在Office 2007中為每一個功能都提供了相應的快捷鍵操作，只不過其顯示方式比較特殊一些。要進行鍵盤操作時首先按下“Alt”鍵，你會發(fā)現(xiàn)窗口最上方的開始、插入、頁面布局等標簽名稱處會顯示出相應的字母，不錯這些字母就是對應的快捷鍵。根據(jù)提示再按下相應的字母，例如“頁面布局”為“L”，按下鍵盤上的“L”后顯示“頁面布局”下功能區(qū)各個按鈕的快捷鍵，按下這些快捷鍵即可完成相應操作了。

　　十、智能的格式標簽

　　相信大家到現(xiàn)在或許能夠發(fā)現(xiàn)一個問題，那就是圖片、表格這些格式操作在哪兒能夠完成呢？因為翻遍整個功能區(qū)也找不到相應的命令。

　　這是因為Office 2007對各個命令標簽進行了優(yōu)化，不無關(guān)的命令隱藏了起來。為了驗證這一點，我們可以切換到“插入”標簽，單擊“Picture”插入一張圖片，選中插入的圖片，你就會發(fā)現(xiàn)窗口上方多出了一個“圖片工具”標簽，并且其下方顯示了“格式”功能區(qū)，通過功能區(qū)的各個按鈕即可對圖片進行各種操作了。

    同樣的道理，我們可以插入一個表格，然后選中表格后即會顯示“表格工具”標簽，下面包含設計和版式兩大功能區(qū)，通過這些功能區(qū)即可進行相應的操作。